OneDrive vs. OneDrive para la empresa: una comparación que despeja la confusión
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Probablemente esté familiarizado con Microsoft OneDrive, la herramienta de almacenamiento en la nube de la compañía. Pero Microsoft también ofrece un producto llamado OneDrive for Business. ¿Son similares estas herramientas y para qué se utilizan?
Vamos a averiguar. Analizaremos para qué sirven OneDrive y OneDrive para la Empresa, luego veremos las diferencias entre ellos.
¿Qué es Microsoft OneDrive?
Si ha utilizado Windows durante algún tiempo, probablemente esté familiarizado con OneDrive. Este es el servicio de sincronización y almacenamiento personal en la nube de Microsoft que le permite acceder a sus archivos desde cualquier dispositivo.
OneDrive se conocía originalmente como SkyDrive y se implementó para pruebas en 2007. En 2013-2014, los problemas legales llevaron a Microsoft a cambiar el nombre a OneDrive, que se ha mantenido desde entonces.
Aquellos familiarizados con otros servicios de sincronización en la nube como Dropbox entenderán bien OneDrive. Después de iniciar sesión en OneDrive en su PC, verá una carpeta especial llamada OneDrive en su directorio de usuario. Todo lo que coloque allí se sincronizará con los servidores de Microsoft.
Luego, puede instalar la aplicación OneDrive en otras computadoras y dispositivos móviles que use. Si ha iniciado sesión con la misma cuenta, puede acceder a esos archivos desde cualquier lugar.
Cualquiera que se registre para obtener una cuenta gratuita de Microsoft tiene acceso a OneDrive, con 5 GB de almacenamiento de forma gratuita. Esto incluye a aquellos con cuentas de correo electrónico @ outlook.com, pero no necesita una dirección de correo electrónico de Outlook para tener una cuenta de Microsoft. Si tiene un inicio de sesión en Xbox, Skype u Office, esa también puede ser su cuenta de Microsoft.
¿Qué es OneDrive para la empresa?
En esencia, OneDrive para la Empresa es casi el mismo servicio que OneDrive. La página de descripción general de Microsoft en OneDrive para la Empresa dice que no importa qué servicio use, "todo es OneDrive".
El uso del servicio con una cuenta personal de Microsoft otorga acceso a la versión estándar de OneDrive, mientras que iniciar sesión con su cuenta profesional o educativa conduce a OneDrive para la Empresa. Por supuesto, hay diferencias en lo que ofrecen.
Una de las principales diferencias de OneDrive para la Empresa es que los administradores del sistema deciden dónde alojar el servicio. Pueden mantenerlo en la nube de Microsoft, que se parece mucho a OneDrive personal. Con esta configuración, cada usuario obtiene al menos 1 TB de espacio.
Sin embargo, los usuarios empresariales también pueden alojar su biblioteca OneDrive para la Empresa en un servidor de SharePoint. Esto les permite alojar todo en su propio servidor físico en lugar de usar la nube de Microsoft. Si lo hacen, los administradores deciden cuánto espacio de almacenamiento obtiene cada usuario.
Consulte nuestra guía de Windows Server ¿Qué es Windows Server y en qué se diferencia de Windows? ¿Qué es Windows Server y en qué se diferencia de Windows? ¿Qué hace que Windows Server sea diferente de las versiones normales de Windows? Obtenga más información sobre Windows Server. Lea más para obtener más información sobre ese sistema operativo y cómo las empresas usan servidores físicos.
Por lo general, las organizaciones tienen acceso a OneDrive para la Empresa como parte de un plan corporativo de Office 365. Dependiendo del plan, pueden tener solo OneDrive, o OneDrive y SharePoint. Esto puede afectar la forma en que las empresas usan OneDrive para la Empresa.
OneDrive para la Empresa y SharePoint
Si no está familiarizado, SharePoint es una plataforma de colaboración que Microsoft ofrece para uso comercial. Como es altamente personalizable, diferentes compañías lo usan de varias maneras.
Pero en muchos casos, funciona como un sitio web interno de la compañía que almacena, administra y organiza documentos, procedimientos, noticias y conocimiento compartido similar. En comparación con OneDrive, donde los archivos son privados a menos que el usuario los comparta, SharePoint permite a las empresas definir exactamente quién puede ver qué páginas y acceder a qué archivos.
Hace años, Microsoft ofreció una herramienta llamada Microsoft SharePoint Workspace, que antes se conocía como Microsoft Office Groove. Esta era una aplicación de escritorio que permitía a los miembros del equipo que no siempre estaban en línea o tenían diferentes autorizaciones de red, colaborar en documentos de SharePoint.
Sincronizó los archivos de SharePoint desde la biblioteca del servidor a su sistema para mantenerlo actualizado. Cuando trabajaba sin conexión, almacenaba en caché sus cambios y luego actualizaba la biblioteca cuando volvía a estar en línea. A partir de Office 2013, Microsoft suspendió esta herramienta y OneDrive for Business la reemplazó.
Por lo tanto, si un empleado desea sincronizar los archivos de la empresa desde SharePoint a su máquina local de esta manera, debe usar OneDrive para la Empresa.
OneDrive para la empresa sin SharePoint
A pesar de esta funcionalidad, no tiene que usar OneDrive para la Empresa con SharePoint.
Por ejemplo, mirando la página de precios de Office 365, el plan de negocios de Office 365 no incluye SharePoint, pero sí tiene OneDrive. Esto permite a las empresas usar OneDrive como herramienta central de almacenamiento de archivos sin usarlo para sincronizar datos de SharePoint.
En este uso, OneDrive para la Empresa funciona de manera similar a Dropbox Business. Es familiar si ha utilizado la versión para el consumidor, pero incluye controles y funciones adicionales para uso comercial.
Por ejemplo, OneDrive para la Empresa permite a los administradores de TI restringir lo que los usuarios pueden hacer. Pueden bloquear ciertas opciones de uso compartido, ajustar la sincronización y desactivar fácilmente las cuentas de usuario cuando un empleado abandona la empresa.
OneDrive para la Empresa también incluye políticas de retención avanzadas, lo que permite a las empresas recuperar documentos incluso después de que se hayan eliminado.
De esta manera, OneDrive para la Empresa es más avanzado que la versión para el consumidor, incluso sin la integración de SharePoint.
Usando OneDrive Yourself
Con toda esta charla sobre OneDrive y OneDrive para la Empresa, puede estar confundido sobre lo que significa para usted. Afortunadamente, no es demasiado difícil para el usuario final.
Verificación y adición de cuentas OneDrive en su PC
Si está utilizando Windows 10, puede ver cómo tiene OneDrive configurado y agregar otra cuenta, a través de su acceso directo de icono de la bandeja del sistema.
Para hacer esto, haga clic con el botón derecho en el icono de la nube de OneDrive azul o gris en la esquina inferior derecha de su pantalla y haga clic en Configuración . Puede que tenga que hacer clic en la flecha para mostrar más iconos. Si OneDrive no se está ejecutando, escriba OneDrive en el menú Inicio para buscarlo e iniciarlo.
En la página Cuenta, verá la cuenta con la que está usando OneDrive. Si se trata de una cuenta personal, lo más probable es que tenga una dirección de correo electrónico genérica como @gmail o @yahoo . Las cuentas comerciales casi siempre tendrán un dominio personalizado, como @ acme.com .
Si bien no puede vincular sus cuentas personales y comerciales de OneDrive, puede agregar más de una cuenta de OneDrive a su PC. Haga clic en Agregar una cuenta aquí e inicie sesión con sus credenciales de trabajo o escuela para agregar su cuenta de OneDrive para la Empresa.
Después de hacer esto, tendrá dos carpetas OneDrive en su PC. Luego puede mover archivos entre ellos si es necesario. Consulte nuestra guía básica para usar OneDrive Una guía rápida de OneDrive en Windows 10 Una guía rápida de OneDrive en Windows 10 ¿Puede OneDrive reemplazar a Google Drive o Dopbox? Depende. Para ayudarlo a decidir, le diremos todo sobre las mejores características de OneDrive y cómo configurarlo. Leer más para más información.
Usando OneDrive en la Web
Si no desea utilizar las aplicaciones de escritorio por algún motivo, siempre puede acceder a OneDrive en la web. Simplemente inicie sesión con su cuenta personal de Microsoft o cuenta comercial, luego use el selector de aplicaciones en la esquina superior izquierda para cambiar a OneDrive .
Aquí verá todos los archivos que ha almacenado en el servicio. Si ha iniciado sesión en una cuenta comercial que usa SharePoint, puede cambiar a SharePoint usando el mismo conmutador.
Sincronizar archivos de SharePoint con OneDrive
Es probable que sus administradores de TI lo dirijan a sincronizar una biblioteca de SharePoint con su PC si es necesario. Esto es tan simple como navegar a la biblioteca de SharePoint en cuestión y hacer clic en Sincronizar en la barra de menú.
Luego verá un mensaje para abrir OneDrive en su PC. Si ya ha iniciado sesión en OneDrive con su cuenta comercial, comenzará a sincronizarse. De lo contrario, primero deberá iniciar sesión.
OneDrive y OneDrive para empresas, desmitificadas
Con suerte, ahora la diferencia entre OneDrive personal y OneDrive para negocios es clara. Si aún no está seguro, aquí hay un breve resumen:
- OneDrive es el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft que cualquiera puede usar para sincronizar archivos entre dispositivos.
- OneDrive for Business es esencialmente el mismo servicio, pero para uso de la empresa. Incluye herramientas de administración avanzadas.
- Además, OneDrive for Business se puede usar opcionalmente para sincronizar las bibliotecas de SharePoint de la empresa con su computadora local.
La cuenta que use para iniciar sesión en OneDrive determinará qué servicio usa. Si no está seguro o necesita más ayuda, hable con los administradores de su sistema.
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