Cómo usar fórmulas y funciones en números en Mac
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¿Utiliza Numbers en su Mac para rastrear, registrar, manipular y analizar datos? Ya sea que lo sepa o no, la aplicación ofrece algunas herramientas integradas para ayudarlo a manejar mejor sus datos.
Puede guardar la calculadora y dejar de pasar horas haciendo las cosas manualmente. Estamos aquí para mostrarle cómo usar fórmulas y funciones en Numbers para facilitar el trabajo de sus datos.
Usando el editor de fórmulas
Antes de comenzar a insertar fórmulas y funciones en Numbers, es importante familiarizarse con el Editor de fórmulas.
Para hacer esto fácilmente, haga clic en una celda donde desea agregar una fórmula o función y escriba el signo igual . Esto es todo lo que se necesita para abrir el editor. También puede hacer clic en Insertar > Nueva fórmula en la barra de herramientas que también abrirá el Navegador de funciones (que discutiremos más adelante).
Puede mover el Editor de fórmulas arrastrando el lado izquierdo y cambiar su tamaño arrastrándolo desde uno de los bordes con la flecha de doble cara.
Puede hacer clic en una celda o arrastrar por un rango de celdas que desee en su fórmula y aparecerán en el editor. También puede usar operadores aritméticos para sumar, restar, multiplicar y dividir. Y, por supuesto, puede escribir números con o sin decimales.
Hará clic en la marca de verificación en verde cuando termine con el editor y desee aplicar su fórmula. Y si cambia de opinión, haga clic en la X en rojo para cerrarla sin guardar ningún cambio.
Fórmulas rápidas y fáciles
Convenientemente, Numbers ofrece algunas fórmulas básicas para que las use sin tener que ingresarlas manualmente.
Seleccione una celda donde le gustaría usar una fórmula. Haga clic en el botón Insertar en la barra de herramientas y elija entre suma, promedio, mínimo, máximo, recuento o producto.
Los números harán una buena suposición basada en los datos de su hoja para las celdas que usará y los resaltarán por usted. Y con bastante frecuencia, Numbers tiene razón, pero no siempre. Si las celdas que ves resaltadas son correctas, presiona la tecla Retorno para aplicar la fórmula.
Si las celdas resaltadas no son las que desea usar, haga clic en la celda que contiene la fórmula y se abrirá el Editor de fórmulas. Luego, seleccione las celdas correctas para que se muestren en el editor. Para finalizar la fórmula, haga clic en la marca de verificación para aplicarla.
Fórmulas y funciones más útiles
Si las fórmulas o funciones básicas que hemos mencionado hasta ahora no son suficientes para lo que le gustaría hacer, tenemos otras formas útiles de trabajar con sus datos.
Comparar valores
Puede usar operadores de comparación para ver si los valores en las celdas son iguales, mayores que, menores que o no iguales. Los resultados de la fórmula se mostrarán como Verdadero o Falso. Esto es útil si desea comparar ventas, ingresos o gastos durante meses o años.
Para nuestro ejemplo, queremos ver si nuestras ventas de enero de este año son mayores o iguales que el año anterior.
- Seleccione la celda donde desea que se muestre la fórmula y abra el Editor de fórmulas.
- Haga clic en la primera celda para la fórmula.
- Escriba el operador de comparación. Para mayor o igual que, ingrese <=.
- Haga clic en la segunda celda para la fórmula.
- Haga clic en la marca de verificación o presione la tecla Retorno .
Puede ver en nuestro ejemplo que nuestras ventas para este enero son de hecho mayores o iguales que el año pasado con el resultado "Verdadero" en la celda de la fórmula.
Texto dividido
Puede dividir cadenas de texto si tiene más información de la que necesita o si desea extraer datos específicos utilizando las funciones Derecha e Izquierda. Esto es útil para extraer códigos de área de números de teléfono, estados de ciudades o códigos postales de cadenas de direcciones.
Para este ejemplo, tenemos una hoja de cálculo donde los datos contienen una ciudad y una abreviatura de dos letras para un cliente, como en Chicago, IL. Queremos sacar el estado de cada persona en un campo separado.
- Seleccione la celda donde desea que se muestre la fórmula y abra el Editor de fórmulas.
- Abra el navegador de funciones haciendo clic en el botón Formato en la esquina superior derecha.
- Busque "Derecha", selecciónelo en la lista y haga clic en Insertar función .
- En el Editor de fórmulas, haga clic en "cadena de origen" y luego haga clic en la celda con los datos.
- A la derecha en el editor, haga clic en "longitud de cadena" y escriba el número 2.
- Haga clic en la marca de verificación para aplicar la fórmula.
Lo que hace esta fórmula es extraer dos caracteres (paso 5) del lado derecho de la cadena (paso 3). Al aplicar esta fórmula a nuestra columna, ahora podemos ver solo la abreviatura del estado para cada cliente.
Eliminar espacios extra
Si los datos en su hoja de cálculo provienen de una base de datos, no siempre se formateará de la manera que lo necesita. Usando nuestro ejemplo de hoja de cálculo del cliente anterior, puede tener el nombre y apellido de un cliente con demasiados espacios entre ellos. Esto puede causar problemas para correos electrónicos automatizados o incluso combinaciones de correspondencia con esos nombres.
Con la función Recortar en números, podemos eliminar automáticamente esos espacios adicionales de una sola vez.
- Seleccione la celda donde desea la fórmula y abra el Editor de fórmulas y el Navegador de funciones.
- Busque "Recortar", selecciónelo en la lista y haga clic en Insertar función .
- En el Editor de fórmulas, haga clic en "cadena de origen" y luego haga clic en la celda con los datos.
- Haga clic en la marca de verificación para aplicar la fórmula.
Ahora tenemos una lista agradable y limpia de los nombres de nuestros clientes sin espacios adicionales para causar estragos en nuestro otro software.
Concatenar datos
Tal vez su situación es la inversa de la anterior. Es posible que tenga datos en dos celdas diferentes que desee combinar en una. Puede hacer esto con números y texto usando la función Concatenar.
Digamos que los datos que recibimos tienen los nombres y apellidos de un cliente divididos en dos celdas diferentes. Nuestro software de correo electrónico necesita esos nombres para estar juntos.
- Seleccione la celda donde desea la fórmula y abra el Editor de fórmulas y el Navegador de funciones.
- Busque "Concatenar", selecciónelo en la lista y haga clic en Insertar función .
- Haga clic en "cadena" y luego haga clic en la celda con el primer nombre e inserte una coma.
- Agregue comillas iniciales y finales con un espacio en el centro ("") e inserte una coma.
- Haga clic en la celda que contiene el apellido.
- Haga clic en la marca de verificación para aplicar la fórmula.
¡Aquí vamos! Tenemos una columna con los nombres y apellidos de nuestros clientes juntos en lugar de distribuirlos en diferentes celdas.
Convertir a texto sin formato
Una función más en Numbers que puede ser muy útil, especialmente cuando se obtienen datos de varias fuentes, es la función Texto sin formato. Es posible que tenga texto y números en su hoja de cálculo formateados en texto enriquecido. Las instancias pueden incluir enlaces en los que se puede hacer clic y nombres en negrita, cursiva o subrayados.
Con la función Texto sin formato, puede desglosar sus datos en texto simple y sin formato.
- Seleccione la celda donde desea la fórmula y abra el Editor de fórmulas y el Navegador de funciones.
- Busque "Texto sin formato", selecciónelo en la lista y haga clic en Insertar función .
- Haga clic en "cadena de origen" y luego haga clic en la celda con los datos.
- Haga clic en la marca de verificación para aplicar la fórmula.
Entonces debería ver sus datos sin el sofisticado texto enriquecido, HTML u otro formato.
Copie sus fórmulas y funciones
Con los ejemplos que le mostramos aquí, lo más probable es que desee aplicar la fórmula o función a más de una celda. Por lo tanto, puede arrastrar fácilmente para copiar su fórmula en celdas adyacentes en filas o columnas, dependiendo de cómo se distribuyan sus datos.
Seleccione una celda con la fórmula que desea copiar. Cuando vea el punto amarillo en el borde de la celda, haga clic en él y arrástrelo a las celdas en las que desea copiarlo y suéltelo.
Esa fórmula o función no solo debe copiarse en esas celdas sino que debe aplicarse inmediatamente a los datos correspondientes.
Formas más fáciles de analizar datos en números
Manipular y analizar los datos en las hojas de cálculo de Numbers se puede hacer mucho más fácilmente con fórmulas y funciones. Para manejar números y texto, pruebe estas fórmulas y explore algunas de las otras funciones integradas que Numbers tiene para ofrecer. Nunca se sabe cuál podría ser de gran ayuda hasta que lo pruebe.
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