10 características ocultas de Microsoft Word que te harán la vida más fácil
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Todos conocen a Clippy. ¿Pero eres amigo de Pilcrow? Si es así, entonces sabe más sobre Microsoft Word que la mayoría de las personas. ¿Conoces las "líneas viudas"? El portapapeles extendido?
Hay muchas características menos conocidas que debe conocer si desea ser realmente competente con Microsoft Word. Aquí hay varias características importantes de Microsoft Word 5 Configuración de Microsoft Word que definitivamente debe personalizar 5 Configuración de Microsoft Word que definitivamente debe personalizar Hay muchas configuraciones predeterminadas de Microsoft Word que puede personalizar. Aquí hay algunos importantes que pueden hacerlo más productivo. Lea más que están un poco "escondidos" pero que pueden facilitar su trabajo.
1. Sé libre de distracciones
Los escritores quieren la paz. El desorden visual de las características de MS Word dio lugar a una legión de editores sin distracciones y una paz ininterrumpida. Pero si amas Word, puedes usar un atajo rápido para ocultar el desorden visual de la cinta de opciones. Presione Ctrl + F1 para alternar la cinta de la vista.
Ajústelo haciendo clic en la opción de visualización de la cinta de opciones y seleccionando Ocultar automáticamente la cinta . Esa es la pequeña flecha al lado del botón minimizar en la parte superior.
La lectura libre de distracciones es una característica más especializada en Word desde la versión 2013 en adelante. Sin embargo, también estuvo allí en Word 2010. Diseñado para tabletas táctiles, el modo de lectura también funciona bien en una computadora portátil común. Acceda con la misma rapidez con ALT + WF ( presione W y F simultáneamente).
Opcionalmente, use los botones predeterminados:
- (En el menú Cinta) Ver> Modo de lectura .
- (En la barra de estado) El botón Modo de lectura a la derecha.
Toca dos veces con el dedo o haz doble clic con el mouse para acercar y hacer que gráficos como tablas, cuadros e imágenes llenen la pantalla.
2. Reorganizar con la vista de esquema
Esbozar sus ideas principales y completar ese primer borrador rápidamente es el consejo seguro para escribir productividad. Si se usa bien, la Vista de esquema puede aumentar su productividad con documentos grandes en un 50%.
Vaya a Ver> haga clic en el botón Esquema en la cinta de opciones.
La Vista de esquema lo ayuda a ajustar la organización de documentos complejos al reordenar bloques de texto y nueve niveles de encabezados. Vista de esquema muestra una barra de herramientas especial llamada Esquema con controles para promover o degradar el texto seleccionado. Use los controles para ocultar o mostrar el texto seleccionado.
- ¿Quiere llegar a un punto específico en un documento largo? Cambie a Vista de esquema y salte a un nivel de encabezado específico.
- ¿Quieres redactar rápidamente? Planifique las secciones principales en Vista de esquema y luego cambie a los otros diseños para escribir el cuerpo.
- ¿Desea reorganizar un informe moviendo grandes bloques de texto? Arrastre y suelte un encabezado para mover no solo ese encabezado sino todos los subniveles debajo de él y el texto del cuerpo. Usa las flechas hacia arriba y hacia abajo para trabajarlas.
- ¿Quiere formatear encabezados rápidamente? Use los Titulares 1, 2 y 3 en lugar de cambiar el tamaño y usar mayúsculas.
3. Use Word como una herramienta de lluvia de ideas rápida
Haga doble clic en cualquier lugar y comience a escribir. No necesita molestarse en colocar un cursor si no lo desea. Este es el MS Word más cercano a la escritura de estilo libre. Click and Type existe desde Word 2002. La función solo funciona en la vista Diseño de impresión o en la vista Diseño web.
Aunque esto es muy útil para insertar texto y gráficos, también puede usarlo para una lluvia de ideas improvisada como una herramienta de mapeo mental de forma libre 8 plantillas de MS Word que lo ayudan a intercambiar ideas y mapear sus ideas rápidamente Ideas Las plantillas de Word gratis rápidamente no son solo documentos hermosos, currículums perfectos y portadas. También pueden ser vitales para la lluvia de ideas y los mapas mentales. Aquí hay ocho plantillas de Word para sus necesidades de ideación. Lee mas .
4. Convertir tablas en gráficos en 3 pasos
Elija: ¿una tabla bien formateada con muchos datos O un gráfico bien hecho que visualice esos datos por usted?
Al ser criaturas visuales, a menudo es obvio optar por lo último. Word facilita la conversión de información tabular en un gráfico. Cuando no tenga demasiados datos tabulares, cree un gráfico en Word en lugar de matar en exceso con Excel. Seleccione la tabla con los datos y siga tres pasos ...
1. Haga clic en la pestaña Insertar en la cinta de opciones.
2. Haga clic en la herramienta Objeto dentro del grupo Texto y abra el cuadro de diálogo Objeto .
3. De la lista de Tipos de objeto, elija Microsoft Graph Chart . Haga clic en Aceptar.
Word muestra los datos tabulares como un gráfico de columnas ordenado. Modifique la hoja de datos que aparece.
También puede formatear este gráfico con un tipo de gráfico diferente. Haga doble clic en su gráfico. Haga clic derecho en el espacio en blanco que está dentro del cuadro delimitador del gráfico y seleccione Tipo de gráfico .
También puede usar Microsoft Word para crear diagramas de flujo impresionantes Cómo crear diagramas de flujo con Microsoft Word La forma fácil Cómo crear diagramas de flujo con Microsoft Word La manera fácil ¿Desea aprender cómo hacer un diagrama de flujo en Word? Es fácil con la técnica correcta. Este artículo introductorio explica cómo. Leer más con la función de formas.
5. Escribe ecuaciones en Word
Y cree que solo las fórmulas de Excel son increíbles 3 Fórmulas locas de Excel que hacen cosas increíbles 3 Fórmulas locas de Excel que hacen cosas increíbles Las fórmulas Excel tienen una herramienta poderosa en formato condicional. Este artículo cubre tres formas de aumentar la productividad con MS Excel. Lee mas . El Editor de ecuaciones siempre ha sido una característica importante de MS Word. En las últimas versiones de Word, simplemente se conoce como Ecuación (disponible en Insertar> Grupo de símbolos> Ecuación ).
Elija Insertar> Ecuación> Insertar nueva ecuación .
Use la barra de herramientas de ecuaciones para diseñar sus propias ecuaciones avanzadas para matemáticas, física o química. Word le ofrece muchas ecuaciones conocidas para insertar con solo un clic.
6. Mantenga 24 elementos en el portapapeles
El portapapeles de Office puede contener 24 elementos y es interoperable entre todos los archivos de Office. En la pestaña Inicio, haga clic en la pequeña flecha desplegable junto al Portapapeles para mostrar el panel de la izquierda. Para el acceso directo, presione Ctrl + C dos veces para abrir el Panel del portapapeles.
Esta capacidad de retención le permite cortar y copiar múltiples elementos y moverlos a cualquier lugar dentro del documento o entre los programas abiertos de Office.
Use las Opciones del portapapeles para controlar sus funciones. Por ejemplo, puede deshabilitar la barra de tareas Mostrar estado cerca de la copia que muestra la cantidad de elementos que ha copiado en la esquina inferior derecha de la ventana de Word. Está activado por defecto.
7. Traducir idiomas sobre la marcha
Microsoft Office usa Microsoft Translator para manejar todas las traducciones. Use la función Traducir de la pestaña Revisar . Traduce una palabra o una oración. O bien, traduzca todo el documento y muéstrelo en un documento de Word separado.
La pestaña Traductor aparece a la derecha y puede elegir y cambiar los idiomas. Use esta barra lateral para resaltar cada palabra y explorar su significado completo.
8. Embellece las fuentes con Kerning
Kerning ajusta el espacio entre dos letras individuales para una mejor apariencia visual. Al diseñar un documento, cada tipo de letra requiere su propio interletraje específico. Kerning se vuelve importante cuando está diseñando con fuentes grandes en Word, por ejemplo, una portada de libro electrónico.
Word tiene el kerning desactivado de forma predeterminada, y normalmente no necesita molestarse con él. Pero supongamos que debe enviar una tarea de cinco páginas. ¡Ahorre esfuerzo aumentando el ancho entre las letras en lugar de escribir pelusa!
Haga clic en la pequeña flecha emergente en Fuente (en la pestaña Inicio ). Alternativamente: haga clic en Ctrl + D. Vaya a la pestaña Avanzado . Seleccione la casilla de verificación para Kerning para fuentes . Experimente ingresando un punto pequeño en el cuadro. Recuerde que algunos tipos de letra y tamaños de fuente no se ven bien con el interletraje.
Si realmente quieres mejorar con el kerning y las fuentes, prueba el juego Kern Type que mencionamos en un artículo anterior sobre Font Games.
9. Inspeccione su documento
Hoy, una característica importante de MS Word es la colaboración, pero también debe prestar atención a la seguridad. El Inspector de documentos en Word lo ayuda a verificar en su documento cualquier información que desee mantener en privado.
Cada vez que crea o incluso edita un documento, parte de la información del usuario se agrega al archivo automáticamente. El Inspector de documentos lo ayuda a borrar este tipo de información antes de compartir un documento.
Para acceder al Inspector de documentos:
Vaya a Archivo> Información> Inspeccionar documento> Verificar problemas> Inspeccionar documento .
Inspeccione el contenido oculto seleccionando las casillas de verificación. Después de la inspección, cualquier categoría con datos confidenciales obtiene un signo de exclamación. Un botón Eliminar todo para cada categoría elimina los datos y finaliza el documento.
Office Support lo guía paso a paso sobre cómo usar el Inspector de documentos.
10. Aproveche los beneficios del texto oculto
Oh si. Esta característica está realmente oculta. El texto oculto es un atributo de caracteres que no se imprime y que tiene su utilidad. Ocultar texto puede ser útil en muchas situaciones:
- Crea un cuestionario simple ocultando las respuestas.
- Controle el diseño de un trabajo de impresión específico insertando texto oculto.
- Imprime dos versiones de un documento. En uno, oculta partes del texto. No necesita crear dos copias o eliminar ninguna parte del documento.
- Oculte temporalmente información confidencial que no desea que otros vean.
Ocultar o mostrar texto
- Seleccione el texto que desea ocultar o el texto oculto.
- Haga clic en Inicio> cuadro de diálogo Fuente> Fuente> Seleccione o desactive la casilla de verificación Oculto .
- Imprimir texto oculto: vaya a la pestaña Archivo > Opciones> Pantalla> Seleccione la casilla de verificación Texto oculto > Seleccione la casilla de verificación Imprimir texto oculto > Haga clic en Aceptar .
Los caracteres que no se imprimen son "marcas de formato" que permiten al usuario solucionar problemas y ajustar el diseño de un documento.
Por ejemplo, las palabras deben estar separadas por un espacio; sus párrafos deben estar espaciados con saltos de línea correctos; todas las pestañas deben estar alineadas; las celdas de la tabla deben formatearse de forma ordenada; la paginación tiene que fluir, etc.
Pilcrows, marcadores de tabulación, espacios, saltos de línea, saltos de página, anclajes de objetos y texto oculto son solo algunos de los elementos que no se imprimen que son útiles para controlar el diseño de un documento de Word. Muestre los caracteres que no se imprimen haciendo clic en el botón Pilcrow en la pestaña Inicio . Alternativamente, presione Ctrl + * .
Nota: En Word 2013 y en adelante, también puede expandir o contraer partes de un documento para mostrar información de forma selectiva.
Use estos secretos de productividad en Word
¿Sabías sobre el Campeonato anual de Microsoft Office? Los participantes son expertos en el uso de la suite, y puede apostar que han encontrado formas más rápidas o más eficientes de usar herramientas como Word para sus trabajos diarios. Probablemente, hay un campeón dentro de ti.
Para profundizar, ¿por qué no echa un vistazo a la pestaña Desarrollador oculta en la cinta de Word Cómo agregar la pestaña Desarrollador a la cinta en Microsoft Word y Excel Cómo agregar la pestaña Desarrollador a la cinta en Microsoft Word y Excel Veamos cómo puede agregar la pestaña Desarrollador a la cinta de opciones en Microsoft Word y Microsoft Excel y abra las funciones avanzadas. Leer más, que abrirá más formas de usar Word. Y si está creando un documento profesional, asegúrese de aprender sobre las portadas Cómo hacer una portada personalizada en Microsoft Word Cómo hacer una portada personalizada en Microsoft Word Un diseño de portada sólido es una excelente manera de estilizar su documento . Le mostramos cómo hacer su propia portada en Microsoft Word. Lee mas .
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