10 características ocultas de Microsoft Outlook que rara vez se usan

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Si usa Outlook, ya sabe que es un programa útil para administrar su correo electrónico e incluye muchas características excelentes. Hoy vamos a cubrir algunas características de Outlook menos conocidas que podrían ayudar a mejorar su flujo de trabajo.

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1. Cambiar el número de líneas en las vistas previas de mensajes

En la lista de mensajes de correo electrónico, Outlook muestra una vista previa de cada mensaje. Esto incluye el remitente y la línea de asunto en la primera línea y luego una línea del cuerpo del mensaje de correo electrónico debajo de esa opción de forma predeterminada.

Puede cambiar el número de líneas del mensaje que se muestra en la lista de mensajes.

Vaya a la pestaña Ver y haga clic en el botón Vista previa del mensaje . Luego, seleccione 1 línea (predeterminado), 2 líneas o 3 líneas . O seleccione Desactivado si no desea que se muestre ninguno de los mensajes de correo electrónico en la lista.

Se le preguntará si desea aplicar esta configuración solo a Esta carpeta o Todos los buzones .

El número de líneas que selecciona no incluye el remitente ni la línea de asunto. Entonces, si selecciona 2 líneas, verá un total de tres líneas: el remitente y el asunto en la primera línea y luego dos líneas del cuerpo del mensaje de correo electrónico debajo de eso.

2. Elija qué carpeta se muestra al iniciar Outlook

Si tiene varias cuentas de correo electrónico en Outlook, puede seleccionar qué bandeja de entrada de la cuenta de correo electrónico desea que se muestre de manera predeterminada cuando abra Outlook. O puede seleccionar otra carpeta además de la bandeja de entrada si lo desea.

Vaya a Archivo> Opciones y haga clic en Avanzado en el panel izquierdo en el cuadro de diálogo Opciones de Outlook .

En la sección de inicio y salida de Outlook, haga clic en Examinar . En el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta, busque la cuenta que desea y seleccione la Bandeja de entrada u otra carpeta en la que desea iniciar Outlook.

Descubrimos que esta configuración no siempre se mantiene. Háganos saber en los comentarios si funcionó para usted.

3. Crear una carpeta de búsqueda de Outlook

Si busca las mismas palabras y frases en Outlook con frecuencia, puede configurar una Carpeta de búsqueda virtual 6 Mejores prácticas para Outlook para aumentar su flujo de trabajo 6 Mejores prácticas para Outlook para aumentar su flujo de trabajo Si pasa una cantidad considerable de tiempo usando Outlook, deberías investigar tu flujo de trabajo. Haga que su correo electrónico funcione para usted y ahorre tiempo para tareas más importantes. Leer más que le muestra una lista de todos los elementos que coinciden con ciertos criterios de búsqueda. Outlook proporciona algunas plantillas para las carpetas de búsqueda o puede crear las suyas propias.

Por ejemplo, la carpeta de búsqueda de correo no leído muestra todo su correo no leído en una carpeta, incluso si están en carpetas diferentes en su cuenta de correo electrónico. Los mensajes no se mueven a la Carpeta de búsqueda, solo se muestran allí. Los mensajes originales permanecen en sus respectivas carpetas.

Para crear una nueva carpeta de búsqueda, haga clic en Nueva carpeta de búsqueda en la sección Nueva en la pestaña Carpeta . Seleccione una plantilla de Carpeta de búsqueda preparada de la lista o seleccione Crear una Carpeta de búsqueda personalizada en Personalizado en la parte inferior de la lista.

Si está creando una carpeta de búsqueda personalizada, haga clic en Elegir en el cuadro de diálogo Nueva carpeta de búsqueda .

Luego, ingrese un Nombre para la Carpeta de búsqueda en el cuadro de diálogo Carpeta de búsqueda personalizada . Haga clic en Criterios y especifique los detalles de la búsqueda en el cuadro de diálogo Criterios de la carpeta de búsqueda .

Si esto no funciona para usted, tenemos algunos métodos que puede usar para arreglar la búsqueda de Outlook Cómo arreglar la búsqueda de Outlook cuando no funciona Cómo arreglar la búsqueda de Outlook cuando no funciona ¿La búsqueda de Outlook no funciona? No entres en pánico. Estos consejos de solución de problemas solucionarán el problema. Lee mas .

4. Limpiar una carpeta de Outlook

La función Limpiar carpeta de Outlook elimina los mensajes redundantes en un hilo o carpeta. Los mensajes redundantes son mensajes anteriores en un hilo también citados en las respuestas. Los largos hilos de correo electrónico podrían terminar con varias copias de mensajes anteriores que se citan en cada respuesta.

El comando Limpiar carpeta mueve los mensajes redundantes en la carpeta seleccionada y sus subcarpetas a la carpeta Elementos eliminados de forma predeterminada.

Para usar este comando, haga clic con el botón derecho en la carpeta que desea limpiar y seleccione Limpiar carpeta .

Puede configurar las opciones para el comando Limpiar carpeta yendo a Archivo> Opciones> Correo> Limpieza de conversación . Seleccione la carpeta a la que desea mover los elementos limpiados y habilite o deshabilite cualquier otra opción de limpieza que desee.

5. Enviar un correo electrónico en una fecha futura

A veces necesita escribir un correo electrónico pero no enviarlo hasta más tarde. La función de entrega retrasada de Outlook le permite hacer esto fácilmente.

Primero, escriba su nuevo correo electrónico o responda a un correo electrónico. Luego, haga clic en Entrega diferida en la sección Más opciones en la pestaña Opciones en la ventana del mensaje.

En Opciones de entrega, marque la casilla No entregar antes y seleccione una fecha y hora.

Seleccione cualquier otra opción que desee y haga clic en Cerrar .

Outlook almacena los mensajes de correo electrónico programados en su Bandeja de salida hasta que se envían cuando se mueven a su carpeta Enviados .

Si cambia de opinión y necesita cancelar la entrega retrasada o cambiarla a una fecha y hora diferentes, vaya a su Bandeja de salida y abra el mensaje de correo electrónico. Haga clic en Retraso en la entrega en la pestaña Opciones nuevamente y cambie la fecha y hora de la opción No entregar antes o desmarque la casilla para deshabilitar el retraso en la entrega.

6. Use pasos rápidos

La sección Pasos rápidos de la pestaña Inicio en Outlook proporciona acceso con un clic a acciones comunes. Microsoft proporciona algunos Pasos rápidos iniciales para comenzar, pero también puede crear los suyos propios.

Para crear un paso rápido personalizado, haga clic en Crear nuevo en la sección Pasos rápidos . En el cuadro de diálogo Editar paso rápido, asigne un nombre a su paso rápido.

Luego, seleccione una acción de la lista desplegable y haga clic en Agregar acción . Siga agregando otras acciones que desee realizar en el mismo Paso rápido, haga clic en Agregar acción después de cada una.

Por ejemplo, puede configurar un Paso rápido para marcar los mensajes de correo electrónico seleccionados como leídos y luego moverlos a una carpeta determinada. Para obtener una herramienta similar, consulte cómo crear grupos de correo electrónico y listas de distribución Cómo crear un grupo de correo electrónico y una lista de distribución en Outlook Cómo crear un grupo de correo electrónico y una lista de distribución en Outlook Aprenda a crear un grupo de correo electrónico o una lista de distribución en Microsoft Persiga y vea qué tremendo ahorro de tiempo puede ser. Lee mas .

7. Abra múltiples ventanas de Outlook

Si usa Outlook para correo electrónico, programación y tareas, es posible que desee abrir varias ventanas de Outlook. Eso le permite ver su correo electrónico, calendario y tareas al mismo tiempo en lugar de usar los botones de navegación para seguir cambiando de vista.

Para abrir otra ventana de Outlook, haga clic derecho en el icono de Outlook en la barra de tareas y seleccione Outlook 2016 . Coloca las ventanas como quieras.

Cuando cierre Outlook, vaya a Archivo> Salir en cualquiera de las ventanas abiertas. No haga clic en la X en la esquina superior derecha de ninguna de las ventanas. Outlook se abrirá la próxima vez con la misma cantidad de ventanas y en la misma posición en que estaban cuando salió de Outlook.

8. Crear y administrar reglas

Puede que no siempre te guste seguir las reglas, pero las reglas en Outlook pueden ser muy útiles. Le permiten configurar eventos específicos para que sucedan automáticamente según las acciones que ocurran.

Por ejemplo, es posible que desee mover mensajes con palabras específicas en la línea de asunto o de una persona específica a una carpeta y marcar los mensajes como leídos al mismo tiempo. Puede crear una regla para hacer todo eso de una vez a medida que recibe mensajes.

Para crear o administrar reglas, haga clic en Reglas en la sección Mover en la pestaña Inicio y seleccione Administrar reglas y alertas . El cuadro de diálogo Reglas y alertas le permite crear, cambiar y ejecutar reglas manualmente.

Haga clic en Nueva regla para crear una regla y luego siga los pasos del Asistente para reglas .

Una característica que falta en Outlook es la capacidad de BCC automáticamente en los correos electrónicos. Pero puede sortear esta limitación utilizando reglas Cómo CC o BCC automáticamente en Outlook y Gmail Cómo CC o BCC automáticamente en Outlook y Gmail CCing y BCC en correos electrónicos puede ser una forma útil de recordar correos electrónicos importantes. Lee mas .

9. Cambie el nombre de su cuenta de Outlook

Cuando agrega una cuenta de correo electrónico a Outlook, el nombre predeterminado para la cuenta es su dirección de correo electrónico, que se muestra en el panel izquierdo. Pero puede cambiar el nombre de la cuenta a uno más descriptivo que haga que sea más rápido detectar la cuenta que está buscando. Útil si tiene muchas cuentas de correo electrónico en Outlook.

Para cambiar el nombre de una cuenta, haga clic derecho en el nombre de la cuenta actual en el panel izquierdo (no en la Bandeja de entrada de la cuenta) y seleccione Propiedades de la cuenta . O vaya a Archivo> Información (la pantalla Información de la cuenta ).

Luego, vaya a Configuración de la cuenta> Configuración de la cuenta y asegúrese de que la pestaña Correo electrónico esté activa en el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta . Debería ser por defecto.

Seleccione la cuenta en la lista para la que desea cambiar el nombre (si aún no está seleccionada) y luego haga clic en Cambiar .

Cambie el nombre de la cuenta en Configuración general en el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta . Haga clic en Siguiente y luego en Listo .

10. Utilice los modificadores de línea de comandos de Outlook

Outlook proporciona modificadores de línea de comandos que le permiten realizar diversas operaciones. Si prefiere usar el teclado en lugar del mouse, puede acelerar las operaciones en Outlook usando los interruptores de línea de comando. También pueden ayudarlo a solucionar problemas en Outlook.

Hemos cubierto 25 interruptores de línea de comando de Outlook 2016 25 Interruptores de línea de comando de Outlook 2016 que debe conocer 25 Interruptores de línea de comando de Outlook 2016 que debe conocer Puede obtener más de Outlook al aprender a usar los interruptores de línea de comando. Leer más que debes saber.

Por ejemplo, puede crear un nuevo mensaje de correo electrónico con un destinatario abriendo el cuadro de diálogo Ejecutar ( tecla de Windows + R ) e ingresando el siguiente comando en el cuadro Abrir, reemplazando la dirección de correo electrónico con la dirección de su destinatario.

 outlook.exe / c ipm.note / m 

Herramientas para hacer que Outlook sea aún más útil

Son todas las funciones avanzadas, tanto populares como menos conocidas, las que hacen que Outlook sea mucho más poderoso que Mail y otros clientes de correo electrónico de escritorio. ¿Estas características no son suficientes para usted? No hay problema. Hemos cubierto algunas herramientas útiles de Outlook de terceros que agregan funcionalidad a Outlook, mejoran las funciones existentes o realizan ciertas tareas mejor que Outlook, como fusionar múltiples archivos PST de Microsoft Outlook.

No olvide que, junto con las excelentes funciones, hay muchos métodos abreviados de Outlook que pueden ayudarlo a ahorrar tiempo. Lee mas !

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