Cómo ocultar y mostrar todo lo que desee en Microsoft Excel
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Si tiene muchos datos en una hoja de trabajo o está trabajando en una pantalla pequeña, puede ocultar valores en Microsoft Excel para que sea más fácil ver y analizar sus datos.
Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre cómo ocultar datos en Excel y administrar la información con la que desea trabajar.
Cómo ocultar texto de desbordamiento en Excel
Cuando escribe texto en una celda y el texto es más ancho que la celda, el texto se desborda en las celdas adyacentes de la fila. Si hay texto en la celda adyacente, el texto en la primera celda está bloqueado por el texto en la celda adyacente.
Puede resolver esto haciendo que el texto se ajuste en la primera celda. Pero eso aumenta la altura de toda la fila.
Si no desea mostrar el texto de desbordamiento, incluso cuando no hay nada en las celdas adyacentes, puede ocultar el texto de desbordamiento.
Seleccione la celda que contiene el texto que se desborda y realice una de las siguientes acciones:
- Haga clic derecho en las celdas seleccionadas y seleccione Formatear celdas .
- Presione Ctrl + 1 .
En el cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en la pestaña Alineación . Luego, seleccione Relleno en la lista desplegable Horizontal y haga clic en Aceptar .
El texto de desbordamiento en la primera celda no se muestra incluso cuando no hay nada en la celda a la derecha.
Cómo ocultar y mostrar comentarios
Los comentarios en Excel le permiten anotar sus hojas de trabajo. Esto es útil cuando se colabora en hojas de trabajo. Puede establecer recordatorios o agregar notas para usted o para que otros expliquen fórmulas o cómo usar parte de una hoja de trabajo.
Es posible que desee ocultar comentarios si hay muchos en su hoja de trabajo. Los comentarios podrían dificultar la lectura de sus datos.
Por defecto, las celdas con comentarios contienen un pequeño triángulo de color en la esquina superior derecha llamado indicador de comentario . Estos indicadores también se pueden ocultar yendo a las opciones de Excel, como veremos más abajo.
- Para ocultar un comentario en una celda individual, seleccione la celda y haga clic en Mostrar comentarios en la sección Comentarios de la pestaña Revisar .
- Para volver a mostrar el comentario, seleccione la misma celda y vuelva a alternar el botón Mostrar comentarios .
- También puede mostrar u ocultar comentarios en varias celdas utilizando las teclas Mayús y Ctrl para seleccionar las celdas y alternar la visibilidad con el botón Mostrar comentario .
- Para mostrar todos los comentarios a la vez, simplemente haga clic en Mostrar comentarios en el grupo Comentarios en la pestaña Revisar . Esta opción muestra todos los comentarios en todos los libros abiertos. Mientras esta opción esté activada, cualquier libro de trabajo que abra o cree mostrará todos los comentarios hasta que desactive el botón.
5 pasos para controlar la visibilidad de los comentarios en Excel
- Para ocultar los comentarios y los indicadores de comentarios, vaya a Archivo> Opciones .
- Haga clic en Avanzado a la izquierda, luego desplácese hacia abajo a la derecha hasta la sección Pantalla .
- Seleccione Sin comentarios o indicadores en Para celdas con comentarios, muestre . Los indicadores y comentarios están ocultos, y los comentarios no se mostrarán al pasar el mouse sobre las celdas.
- Para mostrar los comentarios e indicadores nuevamente, seleccione una de las otras dos opciones. También puede hacer clic en Mostrar todos los comentarios en la sección Comentarios de la pestaña Revisar .
Las opciones en Para celdas con comentarios, mostrar en las Opciones de Excel y la opción Mostrar todos los comentarios en la pestaña Revisar están vinculadas.
Los comentarios son imprescindibles para una colaboración efectiva. Por lo tanto, tome el esfuerzo de aprender todo sobre la administración de comentarios en Excel. La Guía para principiantes de comentarios en Microsoft Excel La Guía para principiantes para comentarios en Microsoft Excel Los comentarios ayudan a comunicar ideas, preguntas y problemas. Veamos las mejores formas de administrar todos sus comentarios en Microsoft Excel. Lea más si comparte un libro de trabajo en un grupo.
Cómo ocultar y mostrar ciertas celdas
No puede ocultar las celdas, pero puede ocultar el contenido de las celdas en Excel. Tal vez tenga algunos datos referenciados por otras celdas que no necesitan ser vistos.
Para ocultar el contenido de una celda, seleccione las celdas que desea ocultar (use Mayús y Ctrl para seleccionar varias celdas). Luego, realice una de las siguientes acciones:
- Haga clic derecho en las celdas seleccionadas y seleccione Formatear celdas .
- Presione Ctrl + 1 .
En el cuadro de diálogo Formato de celdas, asegúrese de que la pestaña Número esté activa. Seleccione Personalizado en el cuadro Categoría .
Antes de cambiar el Tipo, tenga en cuenta lo que está seleccionado actualmente. De esta manera, sabrá a qué volver a cambiarlo cuando decida mostrar el contenido nuevamente.
Ingrese tres punto y coma (;;;) en el cuadro Tipo y haga clic en Aceptar .
El contenido de las celdas seleccionadas ahora está oculto, pero el valor, la fórmula o la función en cada celda aún se muestran en la Barra de fórmulas.
El contenido oculto aún está disponible para usar en fórmulas y funciones en otras celdas. Si reemplaza el contenido en una celda oculta, el nuevo contenido también estará oculto. El nuevo contenido está disponible para su uso en otras celdas al igual que el contenido original.
Para mostrar el contenido en una celda nuevamente, siga los mismos pasos anteriores. Pero esta vez, elija la Categoría y el Tipo original para la celda en el cuadro de diálogo Formato de celdas .
Cómo ocultar y mostrar la barra de fórmulas
Cuando oculta una celda, como se describe en la sección anterior, aún puede ver el contenido, la fórmula o la función en la Barra de fórmulas. Para ocultar completamente el contenido de una celda, también debe ocultar la barra de fórmulas.
En la pestaña Ver, desactive la casilla Barra de fórmulas en la sección Mostrar .
También puede ocultar la barra de fórmulas en el cuadro de diálogo Opciones de Excel .
Vaya a Archivo> Opciones . Luego, haga clic en Avanzado a la izquierda y desactive la casilla Mostrar barra de fórmulas en la sección Pantalla a la derecha.
Cómo ocultar y mostrar fórmulas
De forma predeterminada, cuando ingresa una fórmula en una celda, la fórmula se muestra en la Barra de fórmulas y el resultado se muestra en la celda.
Si no desea que otros vean sus fórmulas, puede ocultarlas. Una forma es ocultar la barra de fórmulas utilizando el método de la sección anterior. Pero cualquiera puede revelar la barra de fórmulas nuevamente.
Puede ocultar de forma segura una fórmula en una celda aplicando la configuración Oculto a la celda y luego protegiendo la hoja de trabajo.
Seleccione las celdas para las que desea ocultar las fórmulas y realice una de las siguientes acciones:
- Haga clic derecho en las celdas seleccionadas y seleccione Formatear celdas .
- Presione Ctrl + 1 .
En la pestaña Protección, marque la casilla Oculto . Luego, haga clic en Aceptar .
Aún necesita proteger la hoja para ocultar las fórmulas.
Haga clic en Proteger hoja en la sección Proteger en la pestaña Revisar .
En el cuadro de diálogo Proteger hoja, asegúrese de que la casilla Proteger hoja de trabajo y contenido de celdas bloqueadas esté marcada.
En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, ingrese una contraseña para evitar que otros desprotejan la hoja de trabajo. Esto no es obligatorio, pero lo recomendamos.
De manera predeterminada, Seleccionar celdas bloqueadas y Seleccionar celdas desbloqueadas están marcadas en el cuadro Permitir a todos los usuarios de esta hoja de trabajo . Puede marcar casillas para otras acciones que desea permitir que realicen los usuarios de su hoja de trabajo, pero es posible que no desee hacerlo si no desea que otros usuarios cambien su hoja de trabajo.
Ingrese su contraseña nuevamente en el cuadro de diálogo Confirmar contraseña .
Las fórmulas en las celdas seleccionadas no se muestran en la barra de fórmulas ahora. Pero aún verá los resultados de las fórmulas en las celdas, a menos que haya ocultado el contenido de esas celdas como se describe en la sección "Cómo ocultar y mostrar ciertas celdas" más arriba.
Para volver a mostrar las fórmulas, seleccione las celdas para las que desea mostrar las fórmulas y haga clic en Desproteger hoja en la sección Proteger de la pestaña Revisar .
Si ingresó una contraseña al proteger la hoja, ingrese la contraseña en el cuadro de diálogo Desproteger hoja que aparece. Si no protegió la hoja con una contraseña, no se muestran más indicaciones.
Las fórmulas aún no se mostrarán. Invierta el proceso que siguió para ocultar el contenido de la celda ahora y desactive la configuración Oculto para ellos.
Seleccione las celdas para las que ocultó las fórmulas y realice una de las siguientes acciones:
- Haga clic derecho en las celdas seleccionadas y seleccione Formatear celdas .
- Presione Ctrl + 1 .
Desmarca la casilla Oculto en la pestaña Protección y haz clic en Aceptar .
Las fórmulas para las celdas seleccionadas ahora serán visibles en la Barra de fórmulas nuevamente si no ha ocultado la Barra de fórmulas.
Cómo ocultar y mostrar filas y columnas
Si desea eliminar una o más filas o columnas de una hoja de trabajo, pero no desea eliminarlas, puede ocultarlas. El proceso para filas y columnas es casi similar con la excepción del atajo de teclado.
Ocultar y mostrar filas en Excel
Para ocultar una o más filas consecutivas, primero seleccione las filas. Luego, realice una de las siguientes acciones:
- Haga clic derecho en las filas seleccionadas y seleccione Ocultar .
- Presione Ctrl + 9 .
Las filas seleccionadas se reemplazan con una línea doble en los encabezados de las filas y una línea gruesa donde estaban las filas. Cuando hace clic en cualquier otro lugar de la hoja de trabajo, la línea gruesa desaparece. Pero puede saber dónde están las filas ocultas por los números de fila que faltan y la línea doble en los encabezados de fila.
Las celdas en filas y columnas ocultas aún se pueden usar para realizar cálculos mientras están ocultas.
La forma más rápida de mostrar una sola fila. Pase el mouse sobre el marcador de fila oculto y, cuando el puntero del mouse se convierta en una flecha dividida de dos puntas, haga doble clic en él.
También puedes usar el atajo de teclado: Ctrl + Shift + 9
Mostrar filas adyacentes específicas. Seleccione las filas arriba y abajo de las filas ocultas. Luego, realice una de las siguientes acciones:
- Haga clic derecho en las filas seleccionadas y seleccione Mostrar .
- Presione Ctrl + Shift + 9 .
Mostrar todas las filas en una hoja de trabajo. Haga clic en el botón Seleccionar todo (el pequeño triángulo en la intersección de la fila y las columnas en la esquina superior derecha).
- Haga clic derecho y seleccione Mostrar .
- Presione Ctrl + Shift + 9 .
¿Qué pasa si ocultas la primera fila? Este método de ocultar no funciona en la primera fila de una hoja de trabajo porque no hay una fila encima de la primera fila.
Para seleccionar la primera fila, haga clic en el cuadro Nombre a la izquierda de la Barra de fórmulas, escriba "A1" si la fila oculta está en la parte superior de la hoja o "A2" si está usando encabezados de columna como en la captura de pantalla a continuación. Presione Entrar . Luego, presione Ctrl + Shift + 9 .
Ocultar y mostrar columnas en Excel
La opción de ocultar en Excel es similar tanto para las filas como para las columnas. Seleccione la columna o columnas consecutivas que desea ocultar y realice una de las siguientes acciones:
- Haga clic derecho en las columnas seleccionadas y seleccione Ocultar .
- Presione Ctrl + 0 (cero).
La misma línea doble y línea gruesa que ves cuando ocultas filas se muestran en lugar de las columnas ocultas. Las letras de la columna también están ocultas.
Para mostrar las columnas nuevamente, seleccione las columnas a la izquierda y derecha de las columnas ocultas. Luego, realice una de las siguientes acciones:
- Haga clic derecho en las columnas seleccionadas y seleccione Mostrar .
- Presione Ctrl + Shift + 0 (cero).
Si ha ocultado la primera columna (A), puede mostrarla como lo hace cuando oculta la primera fila.
La forma más rápida es arrastrar la línea de color hacia la derecha y revelar la primera fila oculta. Pase el mouse sobre el marcador que ve en la pantalla a continuación hasta que el cursor se convierta en una flecha de dos puntas. Arrastra hacia la derecha.
Para seleccionar la primera columna, haga clic en el cuadro Nombre a la izquierda de la Barra de fórmulas, escriba "A1" y presione Entrar . Luego, presione Ctrl + Shift + 0 (cero).
Hay algunos casos en que el método abreviado de teclado no visible no funciona. En lugar de utilizar el acceso directo, escriba "A1" e Intro para seleccionar la columna oculta. Luego, vaya a Inicio> Grupo de celdas> Formato> Visibilidad> Ocultar y mostrar> Mostrar columnas .
Si ha ocultado muchas filas y columnas, puede mostrar todas las columnas ocultas a la vez.
Seleccione toda la hoja de trabajo haciendo clic en el cuadro entre los encabezados de fila y columna o presionando Ctrl + A. Luego, presione Ctrl + Shift + 0 (cero) para mostrar todas las columnas ocultas.
También puede hacer clic con el botón derecho en los encabezados de fila o columna mientras se selecciona toda la hoja de trabajo y seleccionar Mostrar .
Mostrar solo los datos que desea mostrar en Excel
Ocultar datos es una habilidad simple pero útil para aprender en Excel La Guía para principiantes de Microsoft Excel La Guía para principiantes de Microsoft Excel Use esta guía para principiantes para comenzar su experiencia con Microsoft Excel. Los consejos básicos de la hoja de cálculo aquí lo ayudarán a comenzar a aprender Excel por su cuenta. Lea más, especialmente si planea usar sus hojas de trabajo en una presentación. Ingrese todos los datos que necesita, incluso si solo necesita algunos datos para los cálculos o algunos son confidenciales o privados.
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